Hogyan tudom elvégezni a szervezetregisztrációt? A szervezet hogyan jelenik meg az EKR-ben?

Minden szervezetnek szükséges regisztrálnia az EKR-be. Erre a nyilvántartott ajánlatkérői szervezetek esetében is szükség van, mert a Közbeszerzési Hatóság által nyilvántartott ajánlatkérők listájából nem a rendszer nem emeli át automatikusan az ott szereplő adatokat. A szervezetek duplikálását a lehető legmagasabb szinten szükséges védeni, ezért a regisztrált adatok szervezetenként legalább egy egyedi információt kell, hogy tartalmazzanak, ami az EKR esetében az adószám.

A szervezetek típusai a következők lehetnek:

  • Ajánlatkérő
  • Gazdasági szereplő
  • Lebonyolító (azok a gazdasági szereplők, akik az eljárásban nem minősülnek ajánlatkérőnek, illetve ajánlattevőnek, hanem a közbeszerzés lebonyolítását végzik, képviselik az ajánlatkérőt, illetve ajánlattevőt)

A szervezetregisztrációs felület bárki számára elérhető. Az EKR nem korlátozza a felhasználókat abban, hogy bármilyen szervezetet regisztráljanak. Továbbá az EKR azt sem követeli meg, hogy egy szervezetet annak jogi képviselője regisztrálja, így egy szervezet bármely tagja elintézheti azt.

A szervezetregisztrációs felületen található a következő mondat: „Kijelentem, hogy jogosult vagyok a megadott szervezet képviseletére”. Ez arra vonatkozik, hogy a szervezetet regisztráló felhasználó teljes felelősségének tudatában kijelenti, hogy nem a szervezet tudta nélkül jár el a regisztráció során, viszont ehhez nem szükséges írásos nyilatkozatot csatolnia.

Fontos megjegyezni, hogy a szervezetregisztráció nem új felhasználót hoz létre, hanem egy elektronikus csoportot, amihez a későbbiekben tudnak csatlakozni emberek, és nevében eljárást indítani vagy ajánlatot tenni.

A csatlakozást minden esetben a szervezethez csatlakozni kívánó felhasználónak kell elindítania a „Felhasználó” menü „Csatlakozás szervezethez” pontjánál, és nem a szervezet szuperusere keresi ki, majd jelöli be a szervezethez egyébként tartozó felhasználókat. A csatlakozási kérelmeket minden esetben az adott szervezet szuperusere tudja jóváhagyni a „Felhasználó” menü „Jogosultsági kérelem elbírálása” pontban és így az EKR-n belül szervezeti tagsággal felruházni a kérelmet benyújtó felhasználót.

Amennyiben valaki egy szervezetet jogosulatlanul, annak tudta nélkül regisztrál – gyakorlatilag kizárva ezzel az EKR-ben végezhető bármiféle tevékenységből – akkor a szervezet és képviselete a felhasználóval szemben hatósági eljárást indíthat a jogosulatlan regisztráció törlésének, illetve új regisztráció megtételének érdekében.

A szervezetet regisztráló felhasználó automatikusan a szervezet tagjává és egyúttal a szervezet első szuperuserévé is válik, így részéről külön csatlakozásra már nincsen szükség. Egy szervezet több szuperuserrel is rendelkezhet egyidejűleg, ám arra nézve, hogy az(ok) ki(k) legyen(ek) a szervezetnél, az EKR nem kíván irányvonalakat meghatározni. Teljes egészében a szervezetre van bízva mind a hierarchia kialakítása, mind a jogosultság továbbadása, éppúgy, mint a jogosultságok felelős használatának ellenőrzése is.

Az ajánlatkérői szervezetek jóváhagyása kizárólag a Közbeszerzési Hatóság alá tartozik, így arra nézve, hogy mikor kerül elbírálásra a szervezet-regisztráció, az EKR ügyféltámogatói nem tudnak információval szolgálni.